Las micro, pequeñas y medianas empresas
pueden ser de las más vulnerables debido a que no tienen una certeza fiscal, sin embargo, expertos señalan que hay procesos y medidas que si las realizan de manera periódica,
no tendrán problemas fiscales. Rafael Soto, director general de Box Factura, señala que la certidumbre
proviene no sólo de lo que la empresa hace, sino de lo que los demás hacen para la empresa, por lo que es necesario prestar atención a la forma de operar de la compañía, pero sin dejar de revisar que lo que hacen los proveedores sea correcto. El especialista asegura que dicho monitoreo o análisis de lo que también hacen proveedores es posible a través de plataformas tecnológicas, pero también al seguir los siguientes cinco consejos:
Todos los documentos al día
Tener toda la información es vital, por lo que se recomienda hacer uso de alguna plataforma tecnológica especializada para hacer
descargas cada dos o tres días de las facturas que aparecen en SAT con el objetivo de tener todos los documentos, incluso los que nos emitieron por error o que los proveedores no enviaron correctamente.
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Conocer
qué facturas se han cancelado directamente, y cuáles se encuentran en proceso de cancelación es fundamental para evitar tener diferencias de cara al cierre anual y tener certeza de que cada una de las deducciones que presentamos tengan su comprobante fiscal vigente.
Cuidar de la seguridad informática
Almacenar todos nuestros Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDIs) en una bóveda digital segura nos dará tranquilidad, especialmente con las
crecientes amenazas de malware y ransomware que eliminan o cifran la información. Hoy en día, si la información sólo reside en nuestras computadoras, no es segura pues debe haber copias en la nube.
No olvides los complementos de pago
Verificar que estos documentos no estén cancelados para poder acreditar todas las deducciones que hacemos. Es importante
verificar la generación correcta y que las relaciones sean válidas para evitar diferencias en las declaraciones. Cuando el volumen es muy alto, es fundamental contar con una solución especializada como que ayuda a ahorrar tiempo y a evitar errores.
Cerciórate que no haya facturas de empresas fraudulentas
El dato que nos puede dar mayor certeza Fiscal es saber que ninguna de las facturas recibidas pertenecen a empresas en las
listas negras de Empresas que Facturan Operaciones Simuladas (EFOS) y/o Empresas que Deducen Operaciones Simuladas (EDOS). No olvides que tan sólo por tener relación con ellas, podríamos ser objeto de un
meticuloso escrutinio por parte del SAT. Es recomendable revisar las listas negras para verificar nuestro catálogo de proveedores por lo menos una vez por semana.
Fuente: Box Factura 